Guía práctica para crear consultas en Excel: todo lo que necesitas saber

Guía práctica para crear consultas en Excel: todo lo que necesitas saber

Excel es una herramienta altamente competitiva y cada vez son más las funciones que tendremos en nuestras manos para poder realizar contenido con información cada vez más completa y compleja, que facilite no solo la creación de nuestra base de datos (por poner un ejemplo) como vimos en el artículo previo, sino que permite también tener una ubicación clara dentro de esa base de datos y poder así movernos más fácilmente por la información que tenemos almacenada.  Guía práctica para crear consultas en Excel: todo lo que necesitas saber

Es por lo anterior, que te brindaremos en este artículo unas pautas importantes para crear consultas en Excel, con lo cual complementamos las funciones de creación de la base de datos, y a la vez, ampliaremos tus conocimientos prácticos sobre una herramienta que cada vez tiene más para dar.

¿De qué me sirve crear consultas en Excel?

Si tienes una base de datos en la herramienta Excel, ya tienes una razón para crear consultas en Excel, con lo cual podrás encontrar cualquier dato que necesites, sin la necesidad de recurrir uno a uno los datos consignados en dicha base.

La agilidad de las labores cuando dependes del uso de un libro de Excel, es un punto clave también para basarte en la creación de estas consultas, de manera que sean un apoyo en tiempo y eficacia a tu labor.

¿Cómo crear consultas en Excel?

Tenemos de por sí, una tabla previa en la aplicación de Excel, la cual elegiremos para usar como origen de los datos. Se debe posteriormente, especificar los campos de los orígenes de los datos, que desea incluir en dicha consulta. Como tercer paso, debe especificar los criterios bajos cuales limita los registros que devuelve la ya mencionada consulta. Este último paso es importante, pero de igual manera es opcional.

Una vez se ha creado la consulta de selección, es indispensable el ejecutarla, ya que así podrá corroborar los resultados. Para poder ejecutar sugerida consulta, debe abrirla en la vista “Hoja de datos”. Si quiere utilizar la consulta como origen de un informe o un formulario (o cualquier otra consulta), debe guardarla, de manera que pueda acceder de nuevo a ella cuando sea necesario.

Otra forma que vale la pena mencionar para crear consultas en Excel, es mediante el asistente de consultas, con lo cual la consulta de selección se genera automáticamente con el único inconveniente de no poder editar como tal, todos los detalles de diseño de la consulta.

Pese a esto, el proceso suele ser mucho más rápido y podrá recibir una “asesoría” del asistente puesto que, en caso de detectar errores de diseño básicos, le indicará el paso correspondiente para corregirlo.

Puedes también, crear una consulta en Excel en la vista “Diseño”, de forma manual, teniendo aún más detalles de diseño de la consulta.

Los pasos a seguir para crear esta consulta serán:

Agregar los orígenes de los datos a consultar, combinar los orígenes de datos que tengan correlación, agregar campos de salida, especificar los criterios de consulta, resumir datos y, finalmente, ver los resultados.

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